COVID-19 | Princípios e regras aplicáveis à organização de eventos corporativos

Medidas excecionais face ao surto de doença – princípios e regras aplicáveis à organização de eventos corporativos (reuniões, congressos, exposições e feiras comerciais ou de artesanato, seminários, conferências ou eventos similares, organizados por entidades públicas ou privadas).

1. Pressupostos e objecto

A Resolução do Conselho de Ministros n.º 70-A/2020, de 11-9, adiante designada como RCM, veio declarar a situação de contingência, no âmbito da pandemia da doença COVID-19, em todo o território nacional continental, com efeitos a partir das 00h00 do dia 15 de setembro de 2020.

Nos termos da RCM 70-A/2020, podem realizar-se em todo o país eventos de natureza corporativa em espaços adequados para o efeito, o que constitui excepção à regra geral de acordo com a qual não é permitida a realização de celebrações e de outros eventos que impliquem uma aglomeração de pessoas em número superior a 10.

Considerando que a Direcção-Geral de Saúde (DGS), até ao momento, não definiu orientações específicas para a organização de eventos de natureza corporativa, têm-se suscitado dúvidas sobre a forma como se deve conjugar a aplicação das regras pertinentes e sua adaptação às características próprias dos eventos corporativos.

O Ministro da Economia, pelo Despacho n.º 8998-C/2020, de 18-9, vem agora fixar a interpretação dos princípios e orientações aplicáveis à realização de eventos corporativos, nos termos e para os efeitos do n.º 3 do artigo 13.º da RCM.

2. Conceito de evento corporativo

I. Para estes efeitos, consideram-se eventos corporativos as reuniões, congressos, exposições e feiras comerciais ou de artesanato, seminários, conferências ou eventos similares, organizados por entidades públicas ou privadas, destinados aos membros ou colaboradores da instituição organizadora ou abertos ao público ou a terceiros, seja mediante convite ou por inscrição aberta, com ou sem cobrança de qualquer quantia aos participantes ou expositores, que sejam realizados em espaços adequados para o efeito, sejam estes propriedade da entidade organizadora ou de terceiros.

II. As regras que o Despacho 8998-C/2020 fixa não se aplicam a reuniões internas de uma organização ou empresa no contexto normal da sua actividade. Significa isto tão-só que os princípios e regras que este Despacho estabelece não se aplicam, por exemplo, às assembleias gerais, reuniões de direcção e outras que as organizações (associações, sociedades) realizem por força dos respectivos estatutos. Tal não implica que o disposto no art. 13º/2-c) da RCM não se aplique, de todo, a estes eventos também corporativos.

Na verdade, não é absolutamente pacífico que se considere uma assembleia geral de associação de empregadores um “evento de natureza corporativa” para efeitos da aplicação do citado preceito (art. 13º/2-c) da RCM). Pode sustentar-se, por exemplo, que a norma se refere apenas a colóquios, congressos e outras iniciativas análogas de associações. Não pensamos assim.

É, para nós, claro que uma assembleia geral de uma associação de empregadores, instituição com manifesta natureza “corporativa” em sentido amplo, é um dos eventos que cabem na previsão da norma citada. Nem sentido faria entender que a mesma se refere a iniciativas de realização facultativa, como os ditos “congressos”, mas não também àquelas que a associação está legal e estatutariamente obrigada a realizar, como, precisamente, a sua assembleia geral ordinária.

Assim, na falta de orientações específicas da DGS, basta à associação que realize a sua assembleia geral observar as regras gerais dos arts. 7º a 9º e 16º da RCM 70-A/2020, aplicáveis durante a presente situação de contingência.

3. Regras para a realização de eventos corporativos

I. Em todos os eventos de natureza corporativa, devem ser observadas as seguintes regras gerais:
a) Tanto os elementos da organização como os participantes dos eventos corporativos ou os terceiros que nela participem devem usar máscara ou viseira sempre que se encontrem em espaços fechados, salvo quando se encontrem no uso da palavra ou no momento de ingestão de alimentos, no quadro das orientações da DGS para os espaços de restauração e similares;
b) Deve ser assegurado que as pessoas permanecem no evento apenas pelo tempo necessário ao mesmo;
c) Devem ser definidos, sempre que possível, circuitos específicos de entrada e saída dos espaços, utilizando portas ou entradas separadas;
d) Os organizadores devem promover a limpeza e desinfecção periódica dos espaços, equipamentos, objectos e superfícies, com os quais haja um contacto intenso;
e) Os organizadores devem promover a limpeza e desinfecção, antes e após cada utilização ou interacção pelo participante dos equipamentos, objectos, superfícies, produtos e utensílios de contacto directo com os participantes;
f) Os organizadores devem promover a contenção, tanto quanto possível, do toque em produtos ou equipamentos;
g) Os organizadores devem procurar assegurar a disponibilização de soluções desinfectantes cutâneas, para a organização e participantes, junto de todas as entradas e saídas dos espaços e recintos, assim como no seu interior, em localizações adequadas para desinfecção de acordo com a organização de cada espaço;
h) Os postos de atendimento ou stands devem estar, preferencialmente, equipados com barreiras de protecção;
i) Deve ser privilegiada a compra antecipada de ingressos por via electrónica e os pagamentos por vias sem contacto, através de cartão bancário ou outros métodos similares;
j) Sempre que aplicável, deve ser assegurada a manutenção dos sistemas de ventilação, garantindo que o seu funcionamento é efectuado sem ocorrência de recirculação de ar;
k) Os gestores, os gerentes ou os proprietários dos espaços e estabelecimentos devem envidar todos os esforços no sentido de:
i) Efetuar uma gestão equilibrada dos acessos de público;
ii) Monitorizar as recusas de acesso de público, de forma a evitar, tanto quanto possível, a concentração de pessoas à entrada dos espaços ou estabelecimentos;
l) Devem ser observadas outras regras definidas pela DGS que se revele pertinente aplicar.

II. Nos eventos de natureza corporativa com a natureza de exposições, feiras comerciais ou de artesanato devem ser observadas, em especial, as regras previstas para a utilização de espaços comerciais e outros locais abertos ao público,
designadamente as seguintes:
a) Deve ser estabelecido um mecanismo de controlo de acessos que assegure que a afectação dos espaços acessíveis ao público deve observar regra de ocupação máxima indicativa de 0,05 pessoas por metro quadrado de área, excluindo organizadores e outro pessoal afecto à organização;
b) Devem ser adoptadas medidas que assegurem uma distância mínima de dois metros entre as pessoas, designadamente em filas de espera ou locais de concentração do público.
III. Nos eventos de natureza corporativa com a natureza de conferências, seminários, palestras ou similares, realizados em locais com as características de auditório, sala de espectáculos, anfiteatros, sala de congresso ou semelhantes, devem ser observadas, em especial, as regras previstas para a utilização de equipamentos dessa natureza, em particular, as seguintes:
a) A ocupação dos lugares sentados deve ser efectuada com um lugar de intervalo entre pessoas que não sejam coabitantes, sendo a fila anterior e seguinte ocupada mediante lugares desencontrados;
b) No caso de existência de palco ou palanque, deve ser garantida uma distância mínima de pelo menos dois metros entre o mesmo e a primeira fila de espectadores, devendo os intervenientes em palco evitar o contacto físico e manter o distanciamento recomendado.

IV. Nos eventos de natureza corporativa com a natureza de conferências, seminários, palestras ou similares, realizados em recintos ao ar livre, a lotação do recinto deve observar as regras previstas para a utilização desses recintos, designadamente as previstas na RCM 70 A/2020 e, em particular, as seguintes orientações:

a) Os lugares devem ser preferencialmente sentados e, em qualquer caso, previamente identificados, cumprindo um distanciamento físico entre espectadores de um metro e meio;
b) No caso de existência de palco ou palanque, deve ser garantida uma distância mínima de pelo menos dois metros entre o mesmo e a primeira fila de espectadores.

V. Nos demais eventos de natureza corporativa realizados em espaços ou recintos ao ar livre devem ser observadas, em especial, as regras previstas para a realização de feiras e mercados, designadamente, as seguintes:
a) Para cada espaço ou recinto ao ar livre, deve existir um plano de contingência para a COVID-19, o qual deve conter um procedimento operacional sobre as ações a desencadear em caso de doença, sintomas ou contacto com um caso confirmado da doença COVID-19;
b) Devem ser apicadas medidas de acesso e circulação relativas à gestão dos acessos aos espaços ou recintos dos eventos, de modo a evitar uma concentração excessiva de pessoas, quer no seu interior, quer à entrada dos mesmos;
c) Deve ser elaborado um plano de limpeza e de higienização dos recintos e espaços dos eventos.

VI. As áreas de consumo de bebidas e alimentos integradas no âmbito dos eventos corporativos devem observar as normas previstas para os estabelecimentos de restauração e similares, designadamente a regra da ocupação máxima de 10 pessoas por mesa, bem como as  regras e instruções definidas pela DGS para o sector da restauração.

VII. No caso de eventos corporativos que se enquadram em vários dos casos antes referidos, as diversas soluções prescritas são cumulativamente aplicáveis, exceto em caso de manifesta incompatibilidade, caso em que prevalece a solução especial.